Doküman Yönetimleri Benim Dokümanlarına Ne Yapacak?

Birçok kişi tarafından merak edilen bir konu olmaktadır ve ilk olarak doküman yönetimi sistemleri dokümanlar için değil kullanıcılar ve diğer personeller için olmaktadır. Doküman yönetim sistemlerinde sizlere kurumlarınızın sahip oldukları bütün bilgilere başından sonuna kadar sahip olma olanaklarını sunarlar. Bir kurumun ise bilgilerinin birçok ne yazık ki tasniflenmemiş ve zayıf yönetilebilen birimlerde tutulmaktadır bunların ilk sırasında ise dokümanlar gelmektedir. Bu noktada Doküman yönetimi sistemlerinde yeni gelen ya da dolaşımlarda ki bir dokümanların kullanım yerlerine göre değiştirilmesi mutlaka gerekmektedir. Örnek verilmesi gerekirse eğer, orta ya da büyük ölçekli bir kurumda satın alma şartnamesi hazırlanıyorsa eğer, her bölüm kendisi ile ilgili olan bölümlerini hazırlayarak dokümanlarını son haline getirmektedir. Bu ise ayrı doküman üzerinde değişiklikler yaparak gerçekleşmektedir.

Dolaşım ve arşivlerde doküman yönetimi sistemlerinde belirli güvenlik kriterlerine göre ilgililer tarafından görüntülenmek durumlarında olmaktadır. Doküman üzerinde ise değişiklik yapılması gerekmeyen ve önceden yazılmış olan bir dokümanı okuma, onay içi de gelmiş olan bir dokümanı onaylamak vb. gibi durumlarda dokümanları üreten uygulamalara gerek olmadan da dokümanların yönetim sistemlerinin içerisinden görüntüleniyor olması da bütün sistemlerin kullanılırlığı bu sayede büyük ölçülerde artacaktır. Ayrıca kopyalama işlemlerinde ise doküman yönetimlerinde bu sistemleri kullanmayan kurumlarda evraklar fotokopi makineleri ile çoğaltılarak kopyalanmaktadır.